F.A.Q
Retrouvez ici les réponses aux questions les plus fréquentes. D'autres questions? Vous pouvez aussi nous contacter, tout simplement.
Gestion des horaires
Quel est l’avantage d’utiliser Emprez pour créer les horaires par rapport à un fichier Excel ?
La création des horaires avec Emprez se fait facilement et rapidement grâce aux outils de création d’horaires intelligents. Il vous évite aussi des oublis concernant le personnel disponible ou indisponible (congés, vacances, déjà à un autre poste) grâce à des alertes de disponibilités. Emprez avertit instantanément les employés en cas de changement d’heures ce qui permet aux employés d’avoir une visibilité en temps réel de leurs horaires de travail.
Est-il possible d’enregistrer des quarts de travail type ou des semaines types ?
Oui, Emprez vous permet de créer un quart de travail type avec temps de repas, temps de pause, tâches, prime associée… De la même manière, vous pouvez aussi créer des semaines types en fonction des disponibilités répétitives de votre personnel et de vos besoins. Vous n’avez plus qu’à les placer pour créer vos horaires.
Y a-t-il des avertissements lors de la création de l’horaire pour me prévenir que mon employé est déjà à l’horaire ailleurs, ou s’il est indisponible pour le quart de travail ?
Oui, plusieurs avertissements sont mis en place pour vous prévenir en cas d’indisponibilités d’un employé (déjà occupé à un autre poste, vacances …) Tout est fait pour que vous ne puissiez rien oublier en créant les horaires.
Puis-je fixer une limite de budget en $ ou en heure pour créer mes horaires ?
Oui, il est possible de mettre en place une limite budgétaire ou une limite d’heures pendant la création de vos horaires. Une alerte vous avertira une fois la limite atteinte.
L’horaire est-il diffusé instantanément en temps réel à mes employés ?
Emprez vous permet de créer vos horaires à votre rythme en mode privé. Vous pouvez à tout moment décider de le publier pour le partager à vos employés. En cas de modifications d’horaires après publication d’un horaire, vos employés sont avertis par notification et/ou mail.
Est-ce que je peux ajouter des détails à l’horaire de mon employé (poste, tâches, temps de pause, temps de repas…) ?
Oui, Emprez vous permet d’ajouter des détails au quart de travail de vos employés. Vous pouvez ainsi définir un temps de pause et de repas ; mais aussi des tâches et des fonctions. Ainsi vos employés sauront exactement quoi faire pendant leurs quarts de travail.
Temps, présence et pointage
Quels sont les différents supports pour faire pointer mes employés ?
Emprez vous propose trois solutions pour faire pointer la présence de vos employés : soit sur nos poinçons dédiés, soit sur un de vos écrans d’ordinateur avec l’installation de notre poinçon en version virtuelle, soit avec l’application mobile Emprez directement sur leurs téléphones intelligents.
Comment les employés s’identifient-ils sur le poinçon ?
Pour s’identifier sur le poinçon, les employés utilisent leur numéro de badge attitré. Terminé les cartes oubliées, perdues ou démagnétisées !
Comment s’assurer que c’est la bonne personne qui pointe son quart de travail ?
Pour s’assurer que c’est la bonne personne qui pointe pour son quart de travail, Emprez vous propose d’activer l’option de prise en photo. La photo pourra être contrôlée lors de la validation des feuilles de temps par le gestionnaire.
Y a-t-il un système de géolocalisation pour les employés qui pointent leur présence avec le téléphone intelligent ?
Oui, vous pouvez définir une zone géographique grâce aux coordonnées GPS pour vous assurer que l’employé pointe sa présence dans le périmètre établi.
La donnée GPS, n'indique que l'endroit exact de la personne lorsqu'elle a poinçonné, un suivi en temps réel n'est pas disponible.
Le poinçon peut-il servir à laisser des messages à mon équipe ?
Oui, le poinçon peut servir à laisser des messages privés ou publics à vos employés. Vous pouvez adresser une note publique visible sur l’écran d’accueil, ou une note privée à un employé qui apparaît après qu’il ait entré son code de badge pour s’identifier.
Le poinçon peut-il servir à proposer des sondages à mes employés ?
Oui, Emprez s’est associé avec Cible Recherche inc. une firme de sondage reconnue, spécialisée dans les sondages de satisfaction des employés.
Les résultats sont colligés sur des tableaux qui permettent de voir les tendances de satisfaction des employés. Une question est posée avant chaque début de quart de vos employés pour éviter la queue devant le poinçon.
Gestion des primes
Est-ce que Emprez propose différents types de primes ?
Oui, Emprez propose 4 types de primes différentes : prime horaire, prime par poste, prime de quart de travail, prime cumulative. N’hésitez pas à nous expliquer comment vous souhaitez rémunérer vos employés pour vous aider à paramétrer la prime adéquate.
Peut-on assigner une prime à plusieurs employés automatiquement ?
Oui, vous pouvez assigner une prime ou plusieurs primes à plusieurs employés à la fois.
Est-ce que le calcul des primes se fait automatiquement après avoir été assigné aux employés?
Oui, le calcul des primes se fait automatiquement à partir du moment où vous avez assigné une prime à un employé et que les conditions requises sont réunies.
Est-ce qu’une prime peut être assignée par défaut à un ou plusieurs employés ?
Oui, vous pouvez définir une prime par défaut à un ou plusieurs employés pour vous permettre de gagner du temps.
Est-ce que je peux combiner plusieurs primes sur un seul employé ?
Oui, vous pouvez tout à fait combiner plusieurs primes sur un seul employé. (Prime par défaut, prime occasionnelle …). On s’assurera néanmoins que les réglages soient faits correctement afin de ne pas payer une prime en doublon.
Est-ce que je peux avoir un rapport détaillé des primes assignées par employés sur une période définie ?
Oui, vous pouvez éditer un rapport occasionnellement ou vous le faire envoyer quotidiennement ou hebdomadairement pour visualiser les primes attribuées à un employé en particulier ou à un département/service entier.
Export vers la paie
Avec quel service de paie Emprez est-il compatible ?
Emprez est compatible avec les principaux services de paie canadiens : Desjardins, Nethris, ADP, Avantage, Cytronics, Desjardins (Attendance), Hopem, Hopem+, Hopem, MagicPay, Nethris, Nethris (Attendance), Paie PC, Pay Web, Rocheleau, Sage, SQCQ, SQCQ GC, Simple comptable, PowerPay (Ceridian), Ogasys, Azur, Ultimate
Dois-je retranscrire les données de la paie vers mon service de paie ?
Non, vous n’avez pas à retranscrire les données de la paie vers votre service de paie, Emprez le fait automatiquement. Ainsi vous évitez la perte de temps liée à la saisie et la relecture, et évitez les erreurs.
Peut-on contrôler les données avant qu’elles soient exportées vers la paie?
Oui, nous vous conseillons d’exporter le rapport de paie disponible en PDF ou Excel pour relecture finale avant d’envoyer la paie pour traitement.
Je n’ai pas de service de paie, je crée ma paie à la main, comment faire ?
Si vous faites votre paie à la main, cela ne pose pas de problème. Emprez vous éditera les informations nécessaires pour réaliser votre paie comme à votre habitude. Vous bénéficierez de l’exactitude des calculs d’Emprez qui vous feront gagner du temps.
Comment sont gérées les vacances, congés lors du calcul de la paie ?
Emprez prend en compte les vacances et congés dans son calcul de la paie. Le calcul se fait automatiquement.
Est-ce que mes employés pourront récupérer leurs talons de paie R1 et T4 via Emprez ?
Oui, vos employés pourront récupérer leurs talons de paie R1 et T4 via le portail web employé ou l’application mobile employé. Il vous suffira d’importer le fichier zip dans Emprez et les données seront diffusées aux intéressés.