Chaque entreprise gère avec plus ou moins d’aisance la planification de ses employés et de leurs congés. Demande papier ou informatique, mise à jour des plannings, communication entre les services… En cas de gestion défaillante, les absences peuvent mener à de véritables catastrophes. Heureusement, il y a dorénavant des outils numériques comme Emprez , simples d’utilisation, accessibles et rapides d’exécution pour automatiser les planifications. Chef d’entreprise ou RH, retrouvez comment simplifier la gestion des congés des employés en 5 astuces !
1 – Anticiper les demandes et réaliser un rétroplanning
Il va de soi que la plupart des salariés souhaite prendre ses congés sur le temps des fêtes tels que Noël ou les saisons estivales comme les grandes vacances scolaires. Anticiper est donc un passage obligatoire pour éviter de crouler sous les demandes au dernier moment, alors même qu’elles étaient prévisibles.
Aussi, il est possible d’instaurer un temps – une à deux fois par an – pendant lequel vous demandez à vos salariés de se projeter. Cela peut se faire de manière individuelle, par entretien ; ou groupée, par courriel.
2 – Établir des règles claires et objectives
Il revient à l’employeur d’agencer les planifications et d’accepter ou non les demandes de congés. Les problèmes relatifs à la gestion du temps de travail découlent souvent d’une incompréhension, aussi il est important de communiquer sur les règles et les critères fixés pour l’attribution des vacances.
Évitez des flux de questions de la part des employés quant à leur temps disponible grâce à un accès fiable, sécurisé et transparent à leur banque de temps. Discuter, échanger ensemble et partager les ressentis permet de faire comprendre les objectifs de l’entreprise et ses contraintes.
3 – S’informer régulièrement sur les banques de temps
Jeter un œil fréquemment sur les soldes de congés pris et disponibles est une règle d’or. Cette habitude permet d’anticiper la demande de congés et de gérer le temps au jour le jour, sans se retrouver submergé.
Pour cela, consultez les banques de temps mises à jour et informez vos collaborateurs.
Indiquez-leur s’ils ont du temps excédentaire ou bien s’ils risquent de perdre des jours non pris, et pas forcément indemnisés.
4 – Embaucher pour maintenir l’activité
Lors des périodes de prises massives de congés de vos employés permanents, vous constatez que l’activité reste stable voire augmente ? Dans ce cas, embaucher peut être une excellente solution ! CDD, intérimaires ou saisonniers, les temps de vacances regorgent de jeunes disponibles et motivés à travailler. De même, vous pourriez déceler de nouveaux talents pour intégrer l’entreprise.
Gagnez du temps de recrutement en partageant les offres de postes vacants en interne. Ainsi, certains employés auront sûrement quelqu’un de leur entourage à vous recommander.
5 – Utiliser les outils adaptés à la gestion du temps de travail
Plusieurs tableurs numériques comme Excel permettent de faire des feuilles de calcul pour totaliser les heures des employés. Toutefois, ils ne sont pas spécialisés dans les ressources humaines, ce qui multiplie votre travail lorsqu’il faut transmettre ses données individuelles à chaque salarié. Pour palier à cela, la meilleure solution est d’utiliser un logiciel de gestion adapté, complet et optimisé.
En bref
La gestion des congés et des absences peut être un défi pour les entreprises. Heureusement, il existe des outils numériques comme Emprez qui peuvent aider à automatiser la planification et à simplifier la gestion de ces absences. Il est important d’anticiper les demandes de congé, d’établir des règles claires et objectives, de s’informer régulièrement sur les banques de temps, d’embaucher pour maintenir l’activité pendant les périodes de congé et de mettre en place une communication efficace pour éviter les problèmes de gestion du temps de travail.
Emprez , c’est la garantie de temps et d’énergie économisés. Horaires faciles, pointage exact, calcul des primes ou automatisation de la paie, la gestion du temps de travail des employés n’a jamais été aussi simple. Découvrez dès maintenant une démonstration gratuite !
